Aviso de privacidad

Quién es el responsable

El responsable del tratamiento de tus datos personales es la persona física que opera la plataforma Encuadre:

Responsable

Arturo Burela

RFC

Por publicar.

Domicilio

Por publicar.

Correo para asuntos de privacidad

hola@encuadre.io

Cualquier duda sobre este aviso, y cualquier solicitud de las que se describen más abajo, llega a ese correo y la atiende una persona.

Dos papeles distintos

Encuadre trata dos clases de datos que la ley trata de forma distinta, y la diferencia no es un detalle: cambia quién responde por ellos.

De tus datos de cuenta somos responsables. Tu nombre, tu correo, el nombre de tu consultorio y los registros de acceso los tratamos por decisión propia, para darte el servicio.

De los datos de tus pacientes eres responsable tú, y nosotros somos encargados. Cuando capturas el expediente de una persona que atiendes, esos datos son tuyos y de ella; nosotros los tratamos por tu cuenta, siguiendo tus instrucciones, y no los usamos para ningún fin propio.

De ahí se sigue algo que conviene decir sin rodeos: el aviso de privacidad que tus pacientes deben recibir es una obligación tuya, no nuestra. Nosotros no tenemos relación directa con ellos, no sabemos qué les dijiste al iniciar el tratamiento y no podemos dárselo en tu nombre.

Ser encargado tampoco significa que el expediente sea ilegible para nosotros, y preferimos decirlo antes de que alguien lo suponga: la información se guarda sin cifrado de extremo a extremo, así que técnicamente el personal autorizado de Encuadre puede acceder a ella. Lo hacemos únicamente cuando es indispensable para operar, respaldar o reparar el servicio, con el menor número de personas posible, y nunca para explotar la información ni para entrenar modelos. Prometer una imposibilidad técnica que no existe sería más cómodo y sería mentira.

Qué datos recabamos

De tu cuenta, como responsables:

• Datos de identificación: tu nombre y tu correo electrónico.
• Datos de tu práctica: el nombre de tu consultorio, tu zona horaria y tu rol dentro de él.
• Datos técnicos de seguridad: dirección IP, tipo de navegador y fecha y hora de cada acceso. Sirven para detectar intentos de entrada que no son tuyos.

Del expediente que tú capturas, como encargados:

• Datos de identificación y contacto de tus pacientes: nombre, fecha de nacimiento, teléfono, correo electrónico.
• Datos de seguimiento de la relación terapéutica: la etapa en que se encuentra, cómo llegó a tu consultorio, tus notas administrativas.
• Cuando existan las notas clínicas, datos personales sensibles relacionados con la salud. Ver la sección siguiente.

No recabamos datos por medios distintos a la propia plataforma y el correo electrónico. No compramos listas, no obtenemos datos de redes sociales y no hay formularios de terceros en el sitio.

Datos personales sensibles

Las notas clínicas, los diagnósticos y cualquier referencia al estado de salud física o mental de una persona son datos personales sensibles. La ley les exige un consentimiento expreso y por escrito de su titular, y ese consentimiento lo recabas tú, en tu propia relación con tu paciente, antes de escribir la primera nota.

De ti no tratamos datos sensibles: tu cuenta funciona con un nombre y un correo. No te pedimos ni CURP, ni datos de salud, ni datos patrimoniales.

Para qué usamos tus datos

Estas son las finalidades primarias, las que dan origen y son necesarias para la relación entre tú y nosotros:

• Crear tu cuenta y autenticarte: el enlace de acceso que llega a tu correo es literalmente esto.
• Operar tu consultorio: guardar y mostrarte la agenda, los expedientes, los pagos y la facturación que tú capturas.
• Mantener la seguridad del servicio: detectar accesos indebidos, abuso y fallas.
• Darte soporte y responder lo que nos preguntes.
• Cumplir obligaciones legales y fiscales, y atender requerimientos de autoridad competente.

Sin estas finalidades no hay servicio que prestar. Si no quieres que tratemos tus datos para ellas, la vía es no abrir una cuenta o cerrarla.

Finalidades secundarias, y cómo negarte

Estas no son necesarias para el servicio:

• Avisarte por correo de funciones nuevas y mandarte material que pueda servirle a tu práctica.
• Pedirte tu opinión sobre el producto para decidir qué construir después.

Puedes negarte desde ahora, sin esperar a recibir nada: escríbenos con la frase «No acepto las finalidades secundarias» al correo de privacidad. También puedes hacerlo después, cuando quieras. Negarte no afecta tu cuenta, tu acceso ni el precio que pagas. hola@encuadre.io

Lo que no hacemos, y no depende de que nos lo pidas: no vendemos tus datos, no los rentamos, no hacemos publicidad de terceros con ellos y no los usamos para perfilarte con fines de mercadotecnia.

Tus derechos ARCO

Sobre tus datos personales tienes cuatro derechos, y los cuatro se ejercen ante nosotros:

• Acceso: saber qué datos tuyos tenemos y para qué los usamos.
• Rectificación: corregirlos cuando estén mal o incompletos.
• Cancelación: pedir que los eliminemos de nuestros registros, con los límites que explica la sección de conservación.
• Oposición: pedir que dejemos de usarlos para un fin determinado.

Además puedes revocar el consentimiento que nos hayas dado y limitar el uso o la divulgación de tus datos.

Buena parte de esto no necesita trámite. Tu nombre y el de tu consultorio los puedes corregir desde la aplicación, y tus datos los puedes exportar en cualquier momento en formatos que se abren fuera de Encuadre.

Para lo demás, escríbenos al correo de privacidad desde la dirección de tu cuenta e incluye: hola@encuadre.io

• Tu nombre y un medio para contactarte.
• Un documento que acredite tu identidad, o la representación legal si actúas por alguien más.
• La descripción clara de los datos sobre los que buscas ejercer el derecho, y cuál de los cuatro derechos ejerces.
• Cualquier dato que nos ayude a localizar esos datos.

Nos comprometemos a responderte en un máximo de 20 días hábiles y, si la solicitud procede, a hacerla efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes. El trámite es gratuito; solo podríamos cobrarte gastos justificados de envío o de reproducción en copias.

Si la solicitud es sobre los datos de un paciente y nos llega a nosotros, no podemos resolverla directamente: el responsable de ese expediente es la persona que lo lleva. En ese caso canalizamos la solicitud con ella y se lo hacemos saber a quien la presentó.

Cuánto tiempo conservamos los datos

Puedes pedir que cerremos tu cuenta cuando quieras, y te entregamos una exportación de tu información antes de hacerlo.

El expediente clínico tiene un plazo de conservación que no fijamos nosotros: la NOM-004-SSA3-2012 obliga a conservarlo al menos cinco años contados desde el último acto profesional registrado. Por eso la aplicación archiva en lugar de borrar, y por eso una solicitud de cancelación sobre datos del expediente puede resultar improcedente mientras ese plazo siga corriendo. Cuando eso pasa te explicamos por qué, en lugar de dejar la solicitud sin respuesta.

Los datos de tu cuenta se conservan mientras la cuenta exista. Los comprobantes fiscales y los registros de facturación se conservan por los plazos que marca la legislación fiscal, aunque cierres tu cuenta antes.

Con quién compartimos datos

Para que la plataforma funcione, los datos pasan por proveedores de infraestructura que actúan como nuestros encargados: los tratan únicamente para prestarnos el servicio, bajo obligación de confidencialidad, y no pueden usarlos para fines propios. Hoy son dos, y los dos están en Estados Unidos:

• Cloudflare, Inc. — hosting, ejecución de la aplicación, red de entrega y envío del correo con tu enlace de acceso.
• Neon Inc. — la base de datos donde vive la información, incluidos los expedientes.

Estas transferencias no requieren tu consentimiento porque son necesarias para cumplir el servicio que solicitaste, y así lo permite la ley.

Fuera de eso, solo entregamos datos cuando lo exige una autoridad competente o una disposición legal. No los vendemos, no los compartimos con terceros para sus propios fines y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial de terceros.

Cuando sumemos un proveedor nuevo —mensajería por WhatsApp o transcripción de sesiones, por ejemplo— esta lista se actualiza antes de empezar a usarlo, no después.

Cómo protegemos la información

Todo el tránsito va cifrado con HTTPS y el almacenamiento está cifrado en reposo del lado del proveedor de base de datos. El acceso está segmentado por consultorio: una cuenta solo alcanza los datos de su propio consultorio, y esa separación se verifica en cada consulta a la base de datos.

No usamos contraseñas. El acceso es por un enlace de un solo uso que caduca en 15 minutos, lo que elimina el riesgo de una contraseña reutilizada y mueve una parte de la seguridad a tu cuenta de correo: cuídala como cuidas la llave del consultorio, y ponle segundo factor si puedes.

Ninguna medida es infalible y quien diga lo contrario está vendiendo algo. Si ocurriera una vulneración que afecte de forma significativa tus datos o los de tus pacientes, te lo comunicaremos para que puedas tomar medidas.

Cookies y rastreo

Usamos una cookie de sesión, estrictamente necesaria para mantenerte dentro de tu cuenta mientras navegas. No hay cookies de publicidad.

No usamos analítica de terceros, píxeles de redes sociales, mapas de calor ni grabación de sesión, y mucho menos en las pantallas donde se ve información de pacientes. Tampoco cargamos tipografías desde servidores ajenos, porque eso entregaría la dirección IP de cada visitante a un tercero que no necesita tenerla.

Menores de edad

La plataforma es para profesionales, así que no abrimos cuentas a menores de 18 años. Un expediente sí puede corresponder a un paciente menor de edad: en ese caso el consentimiento lo recaba, de quien ejerce la patria potestad o la tutela, la persona profesional que lo atiende.

Cambios a este aviso

Publicamos cualquier cambio en esta misma página y actualizamos la fecha de arriba. Si el cambio afecta de forma sustancial las finalidades del tratamiento, te avisamos por correo antes de que entre en vigor. Esta página es el medio que usamos para comunicar los cambios, así que vale la pena revisarla de vez en cuando.

Si no estás conforme

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales fue vulnerado, puedes presentar una queja ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales en México. Antes de eso, escríbenos: casi siempre es más rápido, y casi siempre se trata de algo que podemos resolver directamente. hola@encuadre.io